Ahlinesia.com – Ketika hendak mengirimkan barang atau produk ke pelanggan, pasti kamu membutuhkan surat atau dokumen untuk mempermudah proses pengiriman. Salah satu dokumen tersebut adalah surat pengiriman barang yang memiliki berbagai fungsi penting dalam proses pengiriman barang ke pelanggan.
Surat pengiriman atau surat jalan ini sangat penting karena akan menjadi bukti resmi, khususnya untuk jenis barang bernilai tinggi. Selain itu, surat pengiriman barang juga berperan untuk memastikan jumlah dan kualitas barang sesuai dengan permintaan.
Para penjual yang mengirimkan barang melalui ekspedisi pastinya wajib menyertakan surat resmi untuk mempermudah pengecekan. Perlu kamu tahu, kebanyakan surat jalan digunakan pada pengiriman kargo dan barang penting bernilai tinggi.
Sayangnya masih banyak penjual online yang belum mengerti mengenai format surat jalan yang benar agar diterima oleh jasa ekspedisi. Oleh karena itu, Ahlinesia akan membahas contoh surat pengiriman barang beserta pengertian, fungsi, komponen, jenis, dan download blangko secara gratis.
Daftar Isi
Apa itu Surat Pengiriman Barang?
Surat pengiriman barang adalah sebuah dokumen yang dibuat secara resmi oleh pihak penjual yang ditujukan untuk penerima yang isinya mencakup jenis barang, merek, informasi resi, jumlah barang, dan data pengiriman lainnya.
Karena termasuk jenis dokumen resmi, jadi surat ini memiliki kekuatan hukum karena di dalamnya tercantum perjanjian jual beli. Pihak penjual atau pengirim akan menyertakan tanda tangan sehingga dapat menjadi bukti resmi.
Melalui surat tersebut pihak penerima dapat melakukan pengecekan barang untuk memastikan kesesuaiannya. Surat atau dokumen pengiriman barang wajib disertakan penjual ketika mengirimkan barang dan isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
Jadi surat ini harus dibuat oleh pihak perusahaan untuk diberikan ke penerima atau pihak ekspedisi. Format surat dan dokumen nya juga beragam, jadi kamu harus membuat sesuai dengan jenis barang dan layanan ekspedisinya yang wajib sesuai pesanan konsumen.
Fungsi Surat Pengiriman Barang
Surat jalan tidak hanya berfungsi sebagai dokumen pelengkap pengiriman, tapi memiliki beberapa fungsi lainnya. Namun, fungsinya sedikit berbeda dengan jenis surat jual beli lainnya. Untuk mengetahui apa saja fungsi surat pengiriman barang, kamu bisa simak pembahasan di bawah ini:
- Sebagai keterangan resmi antara pihak pengirim dan penerima
- Melampirkan keterangan rinci terkait barang yang dikirim
- Media untuk konfirmasi bahwa barang sudah diterima
- Membuktikan kepada pihak penerima bahwa barang telah tiba dan ditandatangani oleh pihak terkait.
- Sebagai bukti kesepakatan antara penerima dan pengirim
- Sebagai bukti asuransi pengiriman barang apabila terjadi kerusakan dan kehilangan barang
- Lembar pertama sebagai bukti valid bahwa barang diterima dan nantinya digunakan untuk pembukuan akuntansi
- Lembar kedua adalah tanda yang diberikan kepada penerima atau pembeli
- Lembar terakhir adalah arsip untuk perusahaan terkait.
- Berfungsi untuk memberikan informasi kepada pelanggan bahwa barang yang dipesannya tersedia atau tidak.
- Sebagai alat untuk meyakinkan pelanggan bahwa pesanannya telah disiapkan dan dikirim dengan baik oleh pihak ekspedisi.
- Dapat dijadikan sebagai acuan untuk mengecek kesesuaian barang yang dikirim dengan yang diminta pelanggan.
- Surat jalan juga dapat dijadikan sebagai alat untuk membantu penjual menagih pembayaran kepada pelanggan.
Komponen Pembuatan Surat Pengiriman Barang
Surat jalan juga memiliki komponen penting yang sama seperti dokumen pada umumnya. Berikut ini beberapa beberapa komponen yang perlu diperhatikan saat membuatnya:
1. Kop Surat
Komponen yang pertama yaitu kop surat yang berisi profil perusahaan atau penjual. Di dalamnya berisi nama perusahaan, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi.
Bagian kop surat ini cukup penting karena berguna untuk menunjukkan kredibilitas dan keresmiannya. Tidak hanya itu, nomor kontak yang tertera juga dapat membantu kurir menemukan alamat yang dituju.
2. Nomor Surat
Komponen surat pengiriman barang berikutnya, yaitu nomor surat. Nomor surat berguna untuk masalah internal perusahaan yakni berguna sebagai pengarsipan dokumen.
3. Nama dan Alamat Tujuan yang Dituju
Ketika hendak mengirimkan barang, pasti pengirim harus menyertakan nama dan alamat penerima. Di dalam surat jalan juga harus berisi nama dan alamat penerima secara jelas.
Informasi tersebut berguna untuk membantu pihak ekspedisi, dalam melakukan proses pengiriman barang orang yang tepat, supaya tidak salah alamat.
4. Perihal Surat
Surat jalan juga harus mengandung bagian perihal surat, karena bagian tersebut dapat menunjukkan maksud dan tujuan pengirim kepada penerima. Dengan begitu pihak penerima dapat langsung mengetahui barang apa yang dia terima.
5. Rincian Pesanan Barang
Bagian yang tidak kalah penting dalam membuat surat jalan yaitu rincian pesanan barang. Rincian pesanan barang harus dicantumkan dan bersifat wajib, karena detail pesanan sangat berguna untuk membantu penerima mengecek dan memastikan kesesuaian barang tersebut.
Di dalam rincian pesanan barang, umumnya berisi waktu pengiriman barang, harga, jumlah, dan metode pembayaran yang bisa dilakukan.
Jenis Dokumen dalam Pengiriman Barang
Perlu diketahui bahwa dalam melakukan proses pengiriman barang ke pelanggan, kamu tidak hanya perlu membuat surat pengiriman barang saja tapi juga harus melampirkan beberapa dokumen lain untuk memperlancar prosesnya.
Berikut ini ada beberapa dokumen yang perlu kamu siapkan saat mengirim barang ke pelanggan:
- Shipping Instruction : Dokumen ini berisi instruksi untuk pihak ekspedisi dalam melakukan pengiriman barang. Di dalamnya terdapat informasi mengenai nama pengirim dan penerima, jumlah barang, alamat pengirim dan penerima, dan jenis barang.
- Packing List : Dokumen selanjutnya ini berisi daftar barang yang dikirimkan, mulai dari jenis, jumlah, berat, dan ukuran.
- Invoice : Invoice merupakan dokumen tagihan yang harus dibayarkan pengirim kepada pihak ekspedisi. Isinya mencakup berat paket, asuransi, tarif per kg, dan jumlah biaya yang harus dibayar.
- Airway Bill : Dokumen ini berguna sebagai bukti yang menunjukkan bahwa barang telah diangkut atau dikirim. Surat ini juga bisa berfungsi sebagai tanda bukti saat pelanggan mengambil barang.
Perbedaan Surat Pengiriman Barang dengan Delivery Order
Mungkin banyak orang yang masih bingung dengan dua dokumen tersebut, namun pada intinya surat pengiriman barang dan delivery order merupakan dokumen yang berbeda. Surat pengiriman berisi daftar produk yang hanya bisa dibuat oleh penjual atau ekspedisi yang melakukan pengiriman barang.
Sementara delivery order adalah dokumen yang dapat dibuat oleh penjual, pelanggan, dan pihak ekspedisi. Delivery order berguna sebagai surat perintah dalam pengiriman barang yang telah disepakati oleh penjual dan penerima.
Contoh & Format Surat Pengiriman Barang
Saat ini ada banyak format surat jalan yang dapat kamu jadikan acuan dalam membuat dokumen pelengkap saat mengirim barang. Format dokumen tersebut bisa berasal dari pemerintah, jasa ekspedisi, marketplace, penjual, atau perorangan yang ditujukan kepada penerimanya
Supaya bisa membuat surat pengiriman barang dengan mudah, kamu bisa mendownload contoh surat jalan berikut ini, lalu mengganti bagian kop surat dan isinya.
Contoh Surat Pengiriman Barang JNE
JNE merupakan salah satu perusahaan ekspedisi yang banyak diminati masyarakat. Bagi kamu yang sering mengirim barang melalui ekspedisi JNE, khususnya layanan kargo. Sebaiknya buatlah surat pengiriman barang untuk melengkapinya.
Kamu bisa mendownload format surat jalan pada link di bawah ini, lalu tambahkan alamat lengkap dan tenggat waktu pembayaran barang sesuai kesepakatan.
Surat Pengiriman Barang dalam Bahasa Inggris
Ketika hendak mengirimkan barang ke luar negeri (ekspor), maka kamu harus membuat surat jalan dalam bahasa Inggris. format dokumennya agak berbeda karena ditulis memakai rata pinggir, kamu bisa mendownload di link berikut.
Surat Kiriman Paket dan Daftar Perincian
Terkadang ada format surat jalan yang mengharuskan kamu melampirkan daftar rincian barangnya secara lengkap. Kamu bisa melihat contohnya pada link download di bawah ini.
Surat Pengiriman Barang Semi Block Style
Surat jalan semi block style menggunakan model penulisan setengah lurus dan menggunakan 5 spasi pada setiap paragraf. Jadi, akan terlihat lebih rapi dan terkesan lebih formal, kamu bisa mendownload pada link di bawah ini.
Surat Pengiriman Barang Full Block Style
Kemudian untuk surat jalan dengan format full block style umumnya memakai cara penulisan rata kiri kecuali kop suratnya di bagian tengah.
Jadi jika diamati dengan seksama, tiap paragrafnya akan tampil jauh lebih rapi dan cocok digunakan untuk kebutuhan perusahaan maupun personal.
Surat Pengiriman Barang Via Udara
Berikut ini contoh surat pengiriman barang via udara.
Surat Pengiriman Barang dengan Sistem Tunai (COD)
Surat Pengiriman Barang Disertai Bonus Pembelian
Berikut ini contoh surat pengiriman barang yang disertai bonus pembelian.
Download Format Dokumen Kirim Paket Lainnya
Surat pengiriman barang mempunyai format yang berbeda-beda, jadi kamu harus memilih formatnya sesuai kebutuhan. Pada surat jalan yang bisa di download pada artikel ini, kamu bisa edit kop surat, nama perusahaan, alamat, tanggal, dan lainnya sesuai keinginan.
Berikut ini beberapa contoh surat pengiriman barang dari berbagai format yang bisa kamu download:
- Materi Surat Pengiriman Barang dan Jasa
- Format Dokumen Mengirim Komputer
- Format Dokumen via Kapal
- Format Dokumen Pengiriman Kendaraan
- Contoh Surat Kiriman Alat Kantor
- Contoh Dokumen Paket Elektronik
- Contoh Surat Kiriman Barang Lewat Pesawat
- Surat Kirim ATK
- Surat Kirim Barang Memakai Truk
- Surat Pengiriman Barang PDF
- Surat Pengiriman Barang DOC
Kamu bisa download dan gunakan surat pengiriman diatas sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, kamu jangan lupa untuk melampirkan dokumen lainnya seperti invoice, packing list, shipping instructions, dan lainnya.
Seperti yang telah dibahas di atas, surat jalan memiliki fungsi yang penting dalam proses pengiriman barang. Oleh karena itu, setiap melakukan pengiriman sebaiknya buatlah surat jalan untuk mempermudah dan mempercepat proses pengiriman.
Supaya bisa membuat surat jalan dengan mudah, kamu bisa menggunakan contoh surat pengiriman barang di atas. Kamu bisa mengganti atau memberikan informasi yang sesuai dengan identitas penjual, penerima, dan paket agar tidak menghambat proses pengiriman.
Saat membuat surat pengiriman barang kamu wajib menyertakan detail informasi terkait isi barang, jumlah, jenis, nama dan alamat penerima, serta data lainnya. Dengan memberi informasi yang lengkap dan valid, pihak ekspedisi akan lebih mudah melakukan pengiriman dan pelanggan pun akan merasa puas.
