Arti Customer Service: Fungsi dan Tugasnya

Kalian tentu sudah tidak asing lagi dong dengan istilah Customer Service. Namun apa sebenarnya arti Customer Service itu? Pasti banyak juga dari kalian yang belum tahu.

Meski memang CS sendiri sudah sering terdengar di telinga kita. Contohnya ketika menghadapi suatu masalah terkait sebuah layanan, maka kita disuruh untuk menghubungi customer service.

Lantas apa yang dimaksud dengan customer Service? Untuk mengetahui lebih jauh, mari kita bahas bersama-sama dalam artikel berikut ini.

Customer Service Adalah

Sebuah layanan yang biasanya disediakan oleh sebuah perusahaan yang tugasnya berinteraksi langsung dengan pra pelanggan.

Dimana CS menjadi representatif dari perusahaan tersebut dan menghubungkannya dengan pihak luar yang ingin bertanya atau menyampaikan keluhan.

Oleh karena itulah, seorang customer service memiliki peranan yang sangat penting dalam dunia bisnis. Karena pelayanan mereka juga akan mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen maupun calon konsumen.

Sekarang ini layanan CS tersedia dalam berbagai bentuk mulai dari telepon, website, whatsapp, email dan juga akun-akun media sosial official.

Apa Tugas Customer Service?

Tugas dan juga tanggung jawab seorang CS tidak semudah yang kita bayangkan lho. Karena mereka memiliki tanggung jawab yang sangat besar. Apa saja ya?

• Berinteraksi dan berkomunikasi secara langsung dengan pihak eksternal.
• Menjelaskan tentang produk layanan mereka kepada pelanggan ataupun calon pelanggan.
• Menjawab setiap pertanyaan yang berasal dari pihak eksternal dan pelanggan.
• Mendengar setiap keluhan yang dialami oleh konsumen terkait produk atau layanannya.
• Mencari solusi atas keluhan atau masalah yang disampaikan oleh para pelanggan.

Peranan Customer Service

Seorang CS memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan atau bisnis. Karena merekalah sosok representatif dari perusahaan tersebut yang akan berhadapan langsung dengan pihak luar.

Oleh karena itulah, tugas dan tanggungjawab seorang Customer Service juga sangat penting. Apa saja ya? Simak beberapa penjelasannya berikut ini.

1. Public Relation

Tugas utama dari seorang CS adalah berperan sebagai Public Relation. Yaitu media yang membangun serta memperkuat hubungan perusahaan dengan pihak eksternal seperti konsumen dan calon konsumen.

Jika sebuah perusahaan memiliki CS dengan pelayanan yang baik, maka tentu orang-orang akan puas dan membuat mereka lebih tertarik untuk membeli atau menggunakan produk dari perusahaan tersebut.

2. Media Penjualan

Karena CS adalah sosok yang akan berinteraksi langsung dengan pihak eksternal, maka mereka juga berpotensi sebagai media penjualan.

Dimana nantinya ada calon konsumen yang mungkin tertarik dan bertanya tentang produk dari perusahaan tempat ia bekerja.

Jika Customer Service mampu meyajikan calon customer tersebut dengan penjelasannya, maka tentu ia akan berpotensi mendatangkan penjualan.

3. Penjaga Kepercayaan Pelanggan

Bukan hanya untuk mendatangkan pelanggan baru, seorang CS juga berperan penting dalam menjaga kepercayaan dari para konsumen lama.

Khususnya ketika mereka sedang mengalami masalah dan menyampaikan keluhan, maka seorang Customer Service harus mampu memberikan solusi terbaik.

Sehingga para konsumen lama pun akan merasa puas dan tetap menjadi pelanggan setia dari perusahaan tersebut.

4. Data Entry

Tugas lain yang juga ditanggung oleh seorang Customer Service yaitu sebagai data entry. Dimana mereka harus memasukkan berbagai macam informasi ke dalam sistem komputer.

Jika ada pelanggan yang mungkin menghubungi dan menyampaikan keluhan, CS juga harus memasukkan informasi gangguan atau keluhan tersebut agar nanti lebih mudah untuk diatasi dan dicari solusinya.

Skill Untuk Menjadi CS yang Baik

Agar bisa menjadi CS yang mampu memberikan pelayanan terbaik kepada para pelanggan, maka dibutuhkan beberapa skill sebagai berikut.

1. Komunikasi

Komunikasi adalah hal yang sangat penting dan wajib dimiliki oleh para CS karena mereka berinteraksi langsung dengan pihak luar.

Sehingga kemampuan komunikasi mereka menjadi representatif image brand atau perusahaan yang bisa mempengaruhi penilaian pihak eksternal.

2. Pengetahuan Produk

Seorang CS juga wajib paham seluk beluk dari produk maupun layanan yang disediakan oleh perusahaan tempat ia bekerja.

Sehingga nantinya ia bisa menjelaskan kepada para calon pelanggan secara rinci serta mencari solusi terbaik jika ada yang menyampaikan keluhan.

3. Time Management

Tidak lupa juga Customer Service harus mampu memanage waktu dengan baik. Contohnya ketika harus memecahkan masalah yang sedang dialami oleh konsumen dengan cepat.

4. Persuasi

Kemampuan yang juga tak kalah penting untuk dimiliki seorang CS adalah persuasi. Yaitu kemampuan untuk mempengaruhi orang lain agar tertarik dengan produk dan layanan mereka.

5. Empati

Customer Service juga harus memiliki empati yang akan membantu mereka untuk memahami perasaan dan juga kebutuhan para pelanggan. Sehingga nanti bisa memberikan respon terbaik untuk mereka.

Demikian penjelasan tentang apa arti Customer Service beserta dengan tugas dan perannya di dalam sebuah perusahaan.

Sekarang kalian jadi tahukan kalau yang namanya CS itu punya tanggungjawab yang sangat besar dan peranannya sangatlah penting dalam dunia bisnis.